Разработано
Комиссией по обработке персональных данных и защите информации
ООО «СК МЕГАПОЛИС»
Протокол № 01/21
от 11 января 2021 г.
Утверждаю
Генеральный директор
ООО «СК МЕГАПОЛИС»
Е.В. Карандасова
11 января 2021 г.
ПОЛИТИКА ОБРАБОТКИ И ЗАЩИТЫ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В ООО «СК МЕГАПОЛИС»
1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее - Политика) разработана во исполнение требований п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон о персональных данных) в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
1.2. Политика определяет порядок и условия обработки персональных данных в ООО «СК МЕГАПОЛИС» (далее – Оператор) с использованием средств автоматизации и без использования таких средств.
1.3. Политика действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатывает ООО «СК МЕГАПОЛИС».
1.4. Политика распространяется на отношения в области обработки персональных данных, возникшие у ООО «СК МЕГАПОЛИС» как до, так и после утверждения настоящей Политики.
1.5. Во исполнение требований ч. 2 ст. 18.1 Федерального закона «О персональных данных» настоящая Политика публикуется в свободном доступе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на сайте ООО «СК МЕГАПОЛИС».
2. Термины и принятые сокращения
Персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных для распространения – это персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных путем дачи согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения.
Оператор персональных данных (оператор) – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий
(операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя в том числе:
•сбор;
•запись;
•систематизацию;
•накопление;
•хранение;
•уточнение (обновление, изменение);
•извлечение;
•использование;
•передачу (предоставление, доступ);
•распространение;
•обезличивание;
•блокирование;
•удаление;
•уничтожение.
Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.
Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных
данных).
Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
Обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.
Информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку, информационных технологий и технических средств.
Трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.
3. Принципы обработки персональных данных
3.1. Случаи обработки персональных данных
Обработка персональных данных осуществляется с соблюдением принципов и правил, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных». Обработка персональных данных допускается в следующих случаях:
3.1.1. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
3.1.2.Обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Оператора функций, полномочий и обязанностей;
3.1.3.Обработка персональных данных необходима для исполнения полномочий федеральных органов исполнительной власти, органов государственных внебюджетных фондов, исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и функций организаций, участвующих в предоставлении соответственно государственных и муниципальных услуг, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», включая регистрацию субъекта персональных данных на едином портале государственных и муниципальных услуг и (или) региональных порталах государственных и муниципальных услуг;
3.1.4.Обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;
3.1.5.Обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;
3.1.6.Обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов Оператора или третьих лиц либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;
3.1.7.Осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе;
3.1.8.Осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с федеральным законом.
3.2.Цели обработки персональных данных
3.2.1. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.
3.2.2. Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.
3.2.3. Обработке подлежат только те персональные данные, которые отвечают целям их обработки.
3.2.4. Содержание и объем персональных данных соответствуют заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не являются избыточным по отношению к заявленным целям обработки.
3.2.5. При обработке персональных данных обеспечиваются точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Оператором обеспечивается принятие необходимых мер по удалению или уточнению неполных или неточных данных.
3.2.6. Обработка Оператором персональных данных осуществляется в следующих целях:
•обеспечение соблюдения Конституции, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации;
•осуществление своей деятельности в соответствии с уставом Оператора;
•ведение кадрового делопроизводства;
•содействие работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечение личной безопасности работников, контроль количества и качества выполняемой работы, обеспечение сохранности имущества;
•привлечение и отбор кандидатов на работу у Оператора;
•организация постановки на индивидуальный (персонифицированный) учет работников в системе обязательного пенсионного страхования;
•заполнение и передача в органы исполнительной власти и иные уполномоченные организации требуемых форм отчетности;
•осуществление гражданско-правовых отношений;
•ведение бухгалтерского учета;
•осуществление пропускного режима.
3.3. Конфиденциальность персональных данных
3.3.1 Оператор и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
3.3.2. В случае, если Оператор поручает обработку персональных данных другому лицу, ответственность перед субъектом персональных данных за действия указанного лица несет Оператор. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Оператора, несет ответственность перед Оператором.
3.4. Доступ субъекта персональных данных к информации.
3.4.1. Субъект персональных данных имеет право на получение сведений, касающихся обработки его персональных данных, за исключением случаев, при которых доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.
Субъект имеет право на доступ к его персональным данным и следующим сведениям:
•подтверждение факта обработки персональных данных Оператором;
•правовые основания и цели обработки персональных данных;
•цели и применяемые Оператором способы обработки персональных данных;
•наименование и место нахождения персональных данных, сведения о лицах (за исключением работников Оператора), которые имеют доступ к персональных данных или которым могут быть раскрыты Оператором на основании договора с персональных данных или на основании федерального закона;
•сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
•порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом;
•наименование или фамилия, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу.
3.4.2. Субъект персональных данных вправе требовать от Оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
3.4.3. Порядок рассмотрения запросов субъектов персональных данных Оператором устанавливается отдельным локальным актом.
3.5. Право на обжалование действий или бездействий Оператора
3.5.1. Если субъект персональных данных считает, что Оператор осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований Федерального закона «О персональных данных» или иным образом нарушает его права и свободы, субъект персональных данных вправе обжаловать действия или бездействия Оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке.
3.5.2. Субъект персональных данных имеет право на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке.
4. Порядок и условия обработки и хранения персональных данных
4.1. Обработка персональных данных осуществляется Оператором в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
4.2. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, а также без такового в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
4.3. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
4.4. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, может быть предоставлено Оператору:
•непосредственно;
•с использованием информационной системы уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных.
4.5. Оператор осуществляет как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку персональных данных.
4.6. К обработке персональных данных допускаются работники Оператора, в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных.
4.7. Обработка персональных данных осуществляется путем:
•получения персональных данных в устной и письменной форме непосредственно с согласия субъекта персональных данных на обработку или распространение его персональных данных;
•внесения персональных данных в журналы, реестры и информационные системы Оператора;
•использования иных способов обработки персональных данных.
4.8. Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
4.9. Передача персональных данных органам дознания и следствия, в Федеральную налоговую службу, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и другие уполномоченные органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
4.10. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе:
•определяет угрозы безопасности персональных данных при их обработке;
•принимает локальные нормативные акты и иные документы, регулирующие отношения в сфере обработки и защиты персональных данных;
•назначает лиц, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в структурных подразделениях и информационных системах Оператора;
•создает необходимые условия для работы с персональными данными;
•организует учет документов, содержащих персональные данные;
•организует работу с информационными системами, в которых обрабатываются персональные данные;
•хранит персональные данные в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним;
•организует обучение работников Оператора, осуществляющих обработку персональных данных.
4.11. Оператор осуществляет хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором или соглашением.
4.12. При сборе персональных данных, в том числе посредством информационно телекоммуникационной сети интернет, Оператор обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением случаев, указанных в Законе о персональных данных.
4.13. Категории субъектов персональных данных.
Обрабатываются ПД следующих субъектов ПД:
•физические лица, состоящие с Оператором в трудовых отношениях;
•физические лица, уволившиеся из ООО «СК МЕГАПОЛИС»;
•физические лица, являющиеся кандидатами на работу;
•физические лица, состоящие с Оператором в гражданско-правовых отношениях;
•физические лица, участвующие в проектах Оператора;
•физические лица – представители организаций, сотрудничающих с Оператором.
4.14. Персональные данные, обрабатываемые Оператором:
•данные, полученные при осуществлении трудовых отношений;
•данные, полученные для осуществления отбора кандидатов на работу;
•данные, полученные при осуществлении гражданско-правовых отношений.
4.15. Хранение персональных данных.
4.15.1. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижению целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
4.15.2. Персональные данные субъектов могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.
4.15.3. Персональные данные, зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в запираемых шкафах либо в запираемых помещениях с ограниченным правом доступа.
4.15.4. Персональные данные субъектов, обрабатываемые с использованием средств автоматизации в разных целях, хранятся в разных папках. Не допускается хранение и размещение документов, содержащих персональные данные, в открытых электронных каталогах (файлообменниках) в ИСПД.
4.15.5. Хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта ПД, осуществляется Оператором не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.
4.16. Уничтожение персональных данных.
4.16.1. Уничтожение документов (носителей), содержащих персональные данные, производится путем сожжения, дробления (измельчения), химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок. Для уничтожения бумажных документов допускается применение шредера.
4.16.2. Персональные данные на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования носителя.
4.16.3. Факт уничтожения персональных данных подтверждается документально актом об уничтожении носителей.
5. Защита персональных данных
5.1. В соответствии с требованиями нормативных документов Оператором создана система защиты персональных данных (СЗПД), состоящая из подсистем правовой, организационной и технической защиты.
5.2. Подсистема правовой защиты представляет собой комплекс правовых, организационно-распорядительных и нормативных документов, обеспечивающих создание, функционирование и совершенствование СЗПД.
5.3. Подсистема организационной защиты включает в себя организацию структуры управления СЗПД, разрешительной системы, защиты информации при работе с сотрудниками, партнерами и сторонними лицами.
5.4. Подсистема технической защиты включает в себя комплекс технических, программных, программно-аппаратных средств, обеспечивающих защиту персональных данных.
5.4. Основными мерами защиты персональных данных, используемыми Оператором, являются:
5.5.1. Назначение лица, ответственного за обработку персональных данных, которое осуществляет организацию обработки персональных данных, обучение и инструктаж, внутренний контроль за соблюдением учреждением и его работниками требований к защите персональных данных.
5.5.2. Определение актуальных угроз безопасности персональных данных при их обработке в ИСПД и разработка мер и мероприятий по защите персональных данных.
5.5.3. Разработка политики в отношении обработки персональных данных.
5.5.4. Установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в ИСПД, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в ИСПД.
5.5.5. Установление индивидуальных паролей доступа сотрудников в информационную систему в соответствии с их производственными обязанностями.
5.5.6. Применение прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации.
5.5.7. Сертифицированное антивирусное программное обеспечение с регулярно обновляемыми базами.
5.5.8. Соблюдение условий, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный к ним доступ.
5.5.9. Обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер.
5.5.10. Восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним.
5.5.11. Обучение работников Оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, положениям законодательства РФ о персональных данных, в том числе требованиям к защите персональных данных, документам, определяющим политику Оператора в отношении обработки персональных данных, локальным актам по вопросам обработки персональных данных.
5.5.12. Осуществление внутреннего контроля и аудита.
6. Актуализация, исправление, удаление и уничтожение персональных данных, ответы на запросы субъектов на доступ к персональным данным
6.1. Подтверждение факта обработки персональных данных , правовые основания и цели обработки персональных данных, а также иные сведения, указанные в ч. 7 ст. 14 Закона о персональных данных, предоставляются Оператором субъекту персональных данных или его представителю при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя.
В предоставляемые сведения не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.
Запрос должен содержать:
•номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
•сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Оператором;
•подпись субъекта персональных данных или его представителя.
Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Если в обращении (запросе) субъекта персональных данных не отражены в соответствии с требованиями Закона о персональных данных все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.
Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с ч. 8 ст. 14 Закона о персональных данных, в том числе если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.
6.2. В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по их запросу или по запросу Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц.
В случае подтверждения факта неточности персональных данных Оператор на основании сведений, представленных субъектом персональных данных или его представителем либо Роскомнадзором, или иных необходимых документов уточняет персональные данные в течение семи рабочих дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование персональных данных.
6.3. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении (запросе) субъекта персональных данных или его представителя либо Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения запроса.
6.4. При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат уничтожению, если:
•иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;
•Оператор не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом о персональных данных или иными федеральными законами;
•иное не предусмотрено другим соглашением между Оператором и субъектом персональных данных.
7. Меры направленные на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных»
7.1. Оператором назначен ответственный за организацию обработки персональных данных.
7.2. Изданы документы, определяющие политику Оператора в отношении обработки персональных данных, локальные акты по вопросам обработки персональных данных, локальные акты, устанавливающие процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений.
7.3. Утверждены правила проведения внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям Федерального закона «О персональных данных» и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов, настоящей Политике, локальным актам.
7.4. Проведена оценка вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных, соотношение указанного вреда и применяемых оператором мер.
7.5. Проведено ознакомление работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе, документами, определяющими политику Оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных.
7.6. При сборе персональных данных Оператор предоставляет субъекту персональных данных по его просьбе информацию, предусмотренную п.3.4.1. настоящей Политики.
7.7.Если предоставление персональных данных является обязательным в соответствии с федеральным законом, Оператор обязуется разъяснить субъекту персональных данных юридические последствия отказа предоставить его персональные данные.
7.8.Если персональные данные получены не от субъекта персональных данных, Оператор до начала обработки таких персональных данных обязан предоставить субъекту персональных данных следующую информацию:
•наименование либо фамилия, имя, отчество и адрес оператора или его представителя;
•цель обработки персональных данных и ее правовое основание;
•предполагаемые пользователи персональных данных;
•установленные настоящим федеральным законом права субъекта персональных данных;
•источник получения персональных данных.
7.9. Оператор освобождается от обязанности предоставить субъекту персональных данных сведения, в случаях, если:
•субъект персональных данных уведомлен об осуществлении обработки его персональных данных оператором;
•персональные данные получены на основании федерального закона или в связи с исполнением договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;
•персональные данные сделаны общедоступными субъектом персональных данных или получены из общедоступного источника;
•предоставление субъекту персональных данных сведений, нарушающих права и законные интересы третьих лиц.
политика конфиденциальности
